Immobilienwissen

Nebenkostenabrechnung: Fristen und Inhalte für Vermieter und Mieter

Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist eine der häufigsten Streitquellen im Mietverhältnis. Wer die gesetzlichen Fristen kennt und die Abrechnung nachvollziehbar aufbaut, vermeidet Nachfragen und Ärger.

Redaktion: Engel Immobilien · Stand: 1. Oktober 2026

Die wichtigsten Fristen

Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate (§ 556 Abs. 3 BGB).
Zugang beim Mieter: spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wird die Frist versäumt, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Einwendungen des Mieters: spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung.

Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein.

Was in eine Abrechnung gehört

Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung enthält nach der Rechtsprechung mindestens die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Sie muss für den Mieter ohne Fachwissen nachvollziehbar sein.

Welche Kosten umlagefähig sind

Umlegen dürfen Vermieter nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und in der Betriebskostenverordnung genannt werden – zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hauswart, Gebäudeversicherung und Schornsteinfeger. Nicht umlagefähig sind etwa Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen. Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung überwiegend nach Verbrauch zu verteilen.

Häufige Fehler vermeiden

Reparaturkosten werden versehentlich als Hauswart- oder Gartenkosten umgelegt.
Der Verteilerschlüssel weicht ohne Grund vom Mietvertrag ab.
Bei einem Mieterwechsel im Jahr werden die Kosten nicht zeitanteilig aufgeteilt.
Belege werden auf Nachfrage nicht zur Einsicht angeboten.

Abrechnung durch die Hausverwaltung

Als Hausverwaltung in Idar-Oberstein, Birkenfeld und Kirn erstellt Engel Immobilien die Betriebskostenabrechnungen fristgerecht, prüft Rechnungen auf Umlagefähigkeit und beantwortet Rückfragen der Mieter. So sparen Eigentümer Zeit und vermeiden Ausfälle durch verpasste Fristen.